Wie Man Eine Folge-E-Mail Schreibt

Looking for tips on how to write a follow-up email? Well, here’s the short answer: Be concise, polite, and clear in your message. No more beating around the bush or wondering whether your last email got lost somewhere in the vast void of the recipient’s inbox. In this article, we’ll guide you through the art of writing an effective follow-up email that will get you the response you’re looking for. So, whether you’re reaching out to potential clients, job recruiters, or colleagues, keep reading to master the art of the follow-up email. Let’s dive right in!

Wie man eine Follow-up-E-Mail schreibt

Einführung

Eine Follow-up-E-Mail zu schreiben, kann ein wichtiger Schritt sein, um den gewünschten Erfolg in der Kommunikation zu erzielen. Ob Sie versuchen, eine Antwort auf eine vorherige E-Mail zu erhalten, einen Verkaufsabschluss zu erreichen oder eine Geschäftsbeziehung aufzubauen, eine gut geschriebene Follow-up-E-Mail kann den Unterschied machen. In diesem Artikel werden wir Tipps und Best Practices zur Erstellung einer effektiven Follow-up-E-Mail behandeln. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie das Beste aus Ihren Follow-up-E-Mails herausholen können.

Warum sind Follow-up-E-Mails wichtig?

Follow-up-E-Mails spielen eine entscheidende Rolle in der Geschäftskommunikation aus verschiedenen Gründen:

1. Erhöhung der Antwortrate

Oftmals gehen E-Mails in überfüllten Posteingängen verloren oder werden einfach übersehen. Mit einer gut geschriebenen Follow-up-E-Mail können Sie Ihre Chancen erhöhen, eine Antwort zu erhalten. Indem Sie höflich und respektvoll nachfragen, können Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers erneut auf sich ziehen und die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöhen.

2. Stärkung der Geschäftsbeziehungen

Eine angemessene und zeitgerechte Folgekommunikation kann dazu beitragen, eine positive Geschäftsbeziehung aufzubauen. Indem Sie Ihr Interesse und Ihre Wertschätzung zeigen, können Sie Vertrauen aufbauen und den Empfänger dazu ermutigen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten oder Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in Betracht zu ziehen.

3. Vertriebsabschlüsse erzielen

Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, kann das Senden einer Follow-up-E-Mail den Schlüssel zum Erfolg darstellen. Oft sind mehrere Interaktionen erforderlich, um einen Vertriebsabschluss zu erzielen. Eine gut durchdachte und überzeugende Follow-up-E-Mail kann den Kunden letztendlich dazu bringen, Ihre Dienstleistungen oder Produkte zu kaufen.

Best Practices zum Schreiben einer Follow-up-E-Mail

Nun, da wir die Bedeutung von Follow-up-E-Mails verstehen, werfen wir einen Blick auf bewährte Methoden zum Schreiben einer effektiven und überzeugenden Follow-up-E-Mail:

1. Halten Sie sich an die richtige Timing

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt, um Ihre Follow-up-E-Mail zu senden. Es ist wichtig, nicht zu früh oder zu spät zu sein. Je nach Kontext können Sie ein oder zwei Tage warten, um Ihren Follow-up zu senden. Achten Sie jedoch darauf, den richtigen Moment abzupassen und nicht zu aufdringlich zu wirken.

2. Betreffzeile, die Aufmerksamkeit erregt

Die Betreffzeile ist der erste Eindruck, den der Empfänger von Ihrer E-Mail hat. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile klar und ansprechend ist. Vermeiden Sie übertriebene oder irreführende Betreffzeilen, um ein negatives Image zu vermeiden. Eine aussagekräftige Betreffzeile kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mail geöffnet und gelesen wird.

3. Personalisierung ist der Schlüssel

Eine personalisierte E-Mail hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Nehmen Sie sich die Zeit, den Namen des Empfängers korrekt zu schreiben und vermeiden Sie allgemeine Anreden wie „Sehr geehrter Kunde“. Zeigen Sie stattdessen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die E-Mail maßgeschneidert für den Empfänger zu gestalten.

4. Gehen Sie auf vorherige Kommunikation ein

Beziehen Sie sich in Ihrer Follow-up-E-Mail auf vorherige Gespräche oder E-Mails. Dies zeigt, dass Sie aufmerksam zugehört haben und sich für das Gespräch oder die Zusammenarbeit interessieren. Wiederholen Sie wichtige Punkte und stellen Sie sicher, dass der Empfänger den Kontext kennt.

5. Seien Sie höflich und respektvoll

Eine höfliche und respektvolle Sprache ist in Follow-up-E-Mails von entscheidender Bedeutung. Zeigen Sie Dankbarkeit und Wertschätzung für die Zeit des Empfängers und drücken Sie Ihr Interesse angemessen aus. Vermeiden Sie aggressive oder fordernde Sprache, da dies Ihre Chancen auf eine positive Antwort mindern könnte.

6. Fügen Sie einen klaren Call-to-Action hinzu

Eine Follow-up-E-Mail sollte ein klares Ziel haben. Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Call-to-Action in Ihre E-Mail aufnehmen. Dies könnte eine Bitte um weitere Informationen sein, eine Einladung zu einem Treffen oder ein Hinweis auf ein bevorstehendes Angebot. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Absichten deutlich sind und der Empfänger weiß, welche nächsten Schritte erwartet werden.

7. Kurz und auf den Punkt kommen

Halten Sie Ihre Follow-up-E-Mail kurz und präzise. Vermeiden Sie lange Absätze oder umständliche Ausdrücke. Die meisten Menschen haben wenig Zeit und möchten schnell relevante Informationen erhalten. Verwenden Sie Aufzählungspunkte oder Nummerierungen, um wichtige Punkte hervorzuheben und die Lesbarkeit zu verbessern.

8. Professionelles Erscheinungsbild

Achten Sie auf ein professionelles Erscheinungsbild Ihrer Follow-up-E-Mail. Verwenden Sie eine geeignete Schriftart, eine klare Formatierung und fügen Sie gegebenenfalls Ihr Firmenlogo hinzu. Eine saubere und gut gestaltete E-Mail zeigt, dass Sie professionell arbeiten und Ihrem Kommunikationspartner Respekt entgegenbringen.

Tipps zur Follow-up-E-Mail nach einem Vorstellungsgespräch

Eine besondere Art der Follow-up-E-Mail ist diejenige, die nach einem Vorstellungsgespräch gesendet wird. Hier sind einige Tipps speziell für diesen Kontext:

1. Bedanken Sie sich für das Gespräch

Beginnen Sie Ihre Follow-up-E-Mail mit einem herzlichen Dankeschön für die Zeit und die Gelegenheit, die Ihnen gegeben wurde. Zeigen Sie Dankbarkeit für das Gespräch und betonen Sie Ihr Interesse an der Position.

2. Wiederholen Sie Ihr Interesse und Ihre Qualifikationen

Nutzen Sie die Follow-up-E-Mail, um noch einmal Ihr Interesse an der Position zu betonen und Ihre relevanten Qualifikationen hervorzuheben. Geben Sie Beispiele für Ihre Erfahrungen oder Fähigkeiten, die sich positiv auf die angestrebte Position auswirken könnten.

3. Fragen Sie nach dem nächsten Schritt

Fragen Sie höflich nach dem nächsten Schritt im Einstellungsprozess. Dies zeigt Ihr Interesse und Ihre Bereitschaft, den Prozess voranzutreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zeitpunkt des nächsten Schrittes kennen und erwähnen Sie, dass Sie darauf gespannt sind.

4. Verabschieden Sie sich höflich

Beenden Sie Ihre Follow-up-E-Mail mit einer höflichen und professionellen Verabschiedung. Bedanken Sie sich erneut für die Gelegenheit und geben Sie Ihre Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen an.

Zusammenfassung

Eine Follow-up-E-Mail kann entscheidend sein, um eine Antwort zu erhalten, Geschäftsbeziehungen zu stärken oder Vertriebsabschlüsse zu erzielen. Durch die Einhaltung bewährter Methoden wie dem richtigen Timing, einer aussagekräftigen Betreffzeile, Personalisierung und einem klaren Call-to-Action können Sie Ihre Follow-up-E-Mails erfolgreich gestalten. Denken Sie daran, höflich und respektvoll zu kommunizieren und ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre Follow-up-E-Mails zu verbessern und Ihre Ziele effektiv zu erreichen.

How to Write A Follow Up Email Sequence After No Response

Frequently Asked Questions

Wie schreibe ich eine Follow-up-E-Mail?

Frage 1: Wann sollte ich eine Follow-up-E-Mail senden?

Eine Follow-up-E-Mail sollte in der Regel etwa 1-2 Tage nach dem ersten Kontakt oder nach einem versprochenen Rückruf gesendet werden. Dadurch zeigen Sie Ihr Interesse und bleiben präsent im Gedächtnis des Empfängers.

Frage 2: Wie formuliere ich den Betreff einer Follow-up-E-Mail?

Der Betreff sollte klar und prägnant sein, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu wecken. Verwenden Sie eine kurze Zusammenfassung des Inhalts, zum Beispiel „Nachfassen bezüglich unserer letzten Unterhaltung“ oder „Anfrage zur weiteren Vorgehensweise“.

Frage 3: Was sollte ich in den ersten Zeilen meiner Follow-up-E-Mail erwähnen?

In den ersten Zeilen sollten Sie sich höflich vorstellen und den vorherigen Kontakt erwähnen, zum Beispiel „Sehr geehrter Herr/Frau [Name], wir haben uns auf der [Veranstaltung/Meeting] am [Datum] getroffen“.

Frage 4: Welche Informationen sollten in einer Follow-up-E-Mail enthalten sein?

Eine Follow-up-E-Mail sollte den Grund für die Kontaktaufnahme erläutern, Fragen stellen oder Informationen anbieten, die für den Empfänger relevant sein könnten. Sie können auch zusätzliche Dokumente oder Links anhängen, um weitere Informationen bereitzustellen.

Frage 5: Wie beende ich eine Follow-up-E-Mail höflich?

Eine höfliche Art, eine Follow-up-E-Mail abzuschließen, ist die Verwendung einer freundlichen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Sie können auch Ihre Kontaktdaten angeben, falls der Empfänger weitere Fragen hat oder sich mit Ihnen in Verbindung setzen möchte.

Frage 6: Sollte ich eine Follow-up-E-Mail senden, wenn ich keine Antwort erhalten habe?

Ja, es ist ratsam, eine Follow-up-E-Mail zu senden, wenn Sie nach angemessener Wartezeit keine Antwort erhalten haben. Manchmal kann die erste E-Mail übersehen oder vergessen werden. Mit einer freundlichen Nachfrage signalisieren Sie Ihr Interesse und erhöhen die Chancen auf eine Antwort.

Final Thoughts

Sie möchten lernen, wie man eine Folge-E-Mail schreibt? Eine gute Folge-E-Mail ist präzise, freundlich und professionell. Beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung an die vorherige Korrespondenz und erwähnen Sie den Grund für Ihre E-Mail. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Absichten klar kommunizieren und eine angemessene Frist für eine Antwort setzen. Verwenden Sie eine höfliche Schlussformel und fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu. Denken Sie daran, dass eine gut geschriebene Folge-E-Mail sowohl Ihre Professionalität als auch Ihr Engagement zeigt und Ihnen helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.